Já reparou na sua assinatura do e-mail?
Dez perguntas que deve fazer para ter uma melhor assinatura para os seus e-mails.
Responda a estas perguntas, e fique a saber se a sua assinatura de e-mail é mesmo adequada e profissional.
O presente artigo é sobre o formato que a sua assinatura de email profissional deve de ter. Se a sua questão é técnica e não sabe como colocar a asua assinatura no Outlook ou no Gmail, tem aqui estes links.
- Como Colocar Assinatura de Email no Outlook
- Como Colocar Assinatura de Email no Gmail
- Como Colocar Assinatura de Email no Thunderbird
Posto isto, vamos ao que interessa:
1. É curta e concisa?
Algumas assinaturas têm uma quantidade exagerada de texto e de informações. Verifique se não está a enviar informação a mais ou que não interessam à grande maioria dos leitores.
2. Diz o que faz na sua empresa?
Principalmente quando envia e-mails para novos correspondentes, estes vão-se imediatamente perguntar pelo menos três coisas, não necessariamente por esta ordem: "quem é", "o que quer", "e "o que faz". Quanto ao que pretende, vai explica-lo no corpo do e-mail. Quanto às outras duas, facilite a comunicação e coloque logo nome e cargo ou departamento.
3. Vê-se bem aquilo que realmente interessa?
Destaque os dois itens anteriores com um tamanho de texto diferente. Não exagere no tamanho, mas pelo menos dar uma diferença de dois tamanhos para o corpo principal da assinatura já realça o que interessa. Pode também optar pelo contrário, deixar o tamanho igual ao corpo e diminuir o tamanho do restante texto da assinatura.
4. Essa declaração é mesmo necessária?
Muitos e-mails contêm uma ou mais declarações - também conhecidas como disclaimers. Lembro-me da declaração de privacidade do género "se receber este e-mail por engano..." ou a velhinha declaração de "não imprima desnecessariamente". Mas considere: alguma vez uma declaração destas impediu mesmo alguém de imprimir ou mesmo de fazer seja o que for? Se quiser mesmo coloca-la - eventualmente até por motivos contratuais pelo menos que fique no fim e com letra de tamanho reduzido.
5. Como quer ser contactado?
O e-mail deve dar logo uma oportunidade imediata de contacto ao interlocutor. Se o telemóvel é a sua ferramenta de trabalho, adicione o número. Se for comum enviar e-mails internacionais, adicione o indicativo do país. Coloque ainda o seu endereço de e-mail bem perto do nome: não só o associa ao nome como mostra o domínio e nome da empresa onde trabalha.
6. Tem a informação adicional da sua empresa?
Basta ter o site e a morada. Se for mais do que uma morada também funciona como publicidade: "Ah que bom, eles têm uma filial perto de mim!". Claro que se tiver várias moradas pode ser exagerado incluí-las e pode preferir ter só a da sede e a do seu local de trabalho (se forem diferentes). Quanto ao número de fax, se ainda o tem na sua assinatura é porque se esqueceu em que século está.
7. Faz da sua assinatura de e-mail um cartaz?
É uma assinatura. Só uma Assinatura. Isto já depende muito da política empresarial de cada um, mas se um logótipo ou uma distinção especial podem ser legítimos de incluir, um banner publicitário maior já pode ser um exagero e fazer o olhar simplesmente fugir da sua assinatura, ou pior ainda fazer o interlocutor apagar logo a mensagem. Seja comedido.
8. Usa imagens?
Se sim, tenha cuidado ou evite-as. A forma como as vai ver pode não funcionar noutro programa de e-mail: podem não aparecer, podem vir como anexos, pode ser preciso clicar para transferi-las, podem estar tão mal formatadas que tornam o e-mail pesado (se bem que hoje em dia já não se coloca muito esse problema).
Alguns programas nem sequer permitem a colocação de imagens nas assinaturas, o que tratando-se de uma empresa é mau para a uniformização da imagem dada pelos colaboradores. Idealmente, coloque a imagem no seu servidor e depois insira no e-mail com um link http (ficará algo como https://empresa.com/assinatura-mail/logotipo-assinatura.png). A grande vantagem? Quando quiser trocar, se o tamanho for mesmo, basta alterar no servidor e em pouco tempo a nova imagem será propagada às assinaturas todas. Mas terá sempre o problema de o receptor ter que autorizar o carregamento da imagem.
9. Responde com a mesma assinatura?
Se bem que pode perfeitamente fazê-lo, se a assinatura for grande pode compensar ter uma assinatura diferenciada para as respostas, de modo a não acumular demasiado textos nos e-mails. Afinal, se está a responder é porque já têm o seu contacto e em princípio sabem quem é. Pode bastar só o nome e cargo.
10. Pergunte-se também se faz estas "asneiras":
- Mantém tudo simples?
- Ou usa mais do que duas cores?
- Incluí texto sublinhado?
- Mais do que um tipo de letra?
- Fundo no corpo de e-mail?
- Está a tentar mostrar as suas potencialidade em edição colorida de texto... ou está a fazer uma assinatura facilmente legível?
Esqueça as saladas de fruta:
Keep it simple.